写了这么多年Email，你确定自己真的会写吗？| 职场干货

xiaozhengjessica 7.93万浏览 2018-10-28 更新 2018-10-26 发布

话说，我们白领上班的一个重要内容就是处理各种Email（以下称「邮件」）。写了这么多年Email，也许，你并不是你想象中的那么会写邮件：

邮件为什么重要
6大常见错误
邮件的正确打开方式

看完本篇，保证你从此邮件写得好，升职加薪肯定不会少！

为什么Email重要

我的职业生涯是从一家著名的法国公司开始。很可惜，和美国人相比，法国的Free Style做派让我野蛮生长、自学成才（有机会下一次出一个连载专门讲美国公司和法国公司的区别）。所以，很长一段时间以来，我一直对电邮不屑一顾，认为这无非就是日常沟通的一部分，只要自己项目完成、产品上市成功，这些破邮件都无所谓。

直到几年前我去美国工作，受到一位前辈指点，这才茅塞顿开！一言以蔽之：email is a reflection of you。

如果你的邮件逻辑混乱、很难看懂，那就说明你本人思路不清，工作时经常颠三倒四；如果你的邮件充满了语句不通顺或者拼写、语法错误，基本上可以肯定你这人就是粗枝大叶、不讲究细节。不信你把你的同事一个个在脑海里捋一遍，百发百中！

所以，你的邮件就代表着你的工作作风和个人风格，每一封电邮都会默默增加或者减少你的Credibility和Reputation。所以，「邮件写得好，升职加薪少不了」，可绝不是夸张。

接下来，我就自己的经验来说说6大Email常见错误，大家有则改之，无则加勉，共同进步哈。

6大常见错误

1) 邮件不回

告诉我，有没有某些时候，你发邮件给某人，等着对方回答。结果你等的心急火燎，对方就是死不回复！

于是，你开始怀疑人生：到底是我没有发出去呢，还是对方邮箱有问题没收到呢，还是人家真的没回呢？

而长此以往，那个不回邮件的Ta会被同事认为「工作不负责任，永远没有下文」，对自己的声誉影响可不小。

Email的第一原则：及时回邮件！

和电话「现开销」不同的是，邮件的存在是为了给对方一定时间处理你的要求或者询问，然后回复你。重点在于：要「回复」你！

有的人可能因为太忙忘记回了，有的人可能因为不知道怎么回就不回，这些都是非常不专业的做法。

正确的做法是：

📧 【2分钟原则】

如果一封邮件能在2分钟内就处理完的，立刻、马上、现在处理；

如果2分钟处理不完的，记得要把它标注下来，等你有空了或者收集所有资料了再回复。可以用Outlook自带的「提醒」功能，可以记在小本本上，也可以在电脑里专门建一个Folder，把这些今天要处理的邮件拖进去。

📧 【24小时回复】

这一条在美国普遍适用：原则上，所有邮件都默认需要24小时内回复。

📧 【不知道怎么回时】

我知道你要问了：

有的邮件24小时根本回不了！需要收集资料，需要和其他同事核实，24小时是不可能的！

确实如此！

在我长达15年+的职业生涯中，不仅碰到过无数次上述情况，更有很多棘手的邮件、一时半刻不知道怎么回复。

这时，24小时回复原则不变。只是，你不需要给答案，你需要的是Acknowledge已经收到对方邮件这个事实。你可以回复发件人：「我收到你邮件了，我需要更多的时间处理，请您不要着急。我一有消息就会马上回复您的。」这样，对方就知道自己的邮件发出去是有回应的，哪怕没有答案，但是情绪上已经被安抚了。

📧【自动回复】

很多人会在休假或者外出不在办公室时，在邮箱里设置“自动回复”，告知发件人「稍安勿躁，我不在办公室哦」。

这里要补充一句，如果你要开一个很长的会，或者因为工作安排你在未来几小时内都不会处理邮件，我建议这时你也可以设置「自动回复」。

总结：

24小时内回复邮件。回复人家「我收到你邮件了」比回复什么内容更重要！

2）邮件太长

告诉我，你有没有收到过又臭又长、宛如一篇论文一样的邮件，需要好几屏才看完的？

反正，每次我收到这样的邮件，都得好好喝几口咖啡压压惊...

Email的第二原则：精简。

精简包括两点：

精确，包括用词准确，不能有歧义；也指To the point，让收件人看完马上就知道到底发生了什么、要Ta干嘛；

简短，能用一个词说清楚的，别用词组；能用一句话说清楚的，别用两句。（这个在英语邮件里尤其重要，如果大家有兴趣，留言告诉我，我会具体写一篇英语如何写Email，绝对大开眼界！）

正确的做法是：

📧 【目的先行】

我们中国人讲话喜欢铺垫：先上来写一大堆有的没的，最后才是重点；但是，写邮件千万不可以，必须目的先行，上来两行内要写清楚「我为什么要写这封邮件、这封邮件围绕什么主题」。

这一点和我之前写过的《如何做Presentation》一毛一样，大家可以回去翻翻我写的旧文。

📧 【用Bullet Point】

有时，因为事情复杂，邮件就是很长，这时就一定要用Bullet Point。

这样能让你的邮件更有逻辑性，也更容易阅读。我还会把每个小Point加粗，这样收件人哪怕快速浏览，也能1秒Get到大概内容。比如本文就是个很好的例子，为了方便阅读，我有很多Bullet point。

📧 【如果真的太长】

有的时候，就算再精简、再用Bullet Point，邮件还是又臭又长。这时，你不如回复邮件建议直接打电话说。说完再写个会议记录，这样会有效率很多。

Thanks for your email. I think we can work through this more efficiently with a quick phone call. Are you free today or tomorrow for a 15-minute call?

总结：

邮件要精简，直达要害，让收件人能快速读懂你的信息。有时，不如直接打电话，比漫长的邮件往来效率更高。

3）收件人是谁

大家还记得前几年大热的吗？女主Mia 倾家荡产、自掏腰包做了一个，然后发给包括影评人、媒体等广大业内人士，希望他们介时来参加。

结果，一个人也没有来。Mia伤心极了...

其实，我想说：没人来捧场，是因为你的邮件没发对！

拉上去看我用红色圈出的收件人栏：所有人的邮箱地址都赤果果的在那里。天呐，居然没有BCC（秘抄）！试问那些业界大咖谁想告诉别人自己的邮箱地址是什么？这样不仅让收件人觉得你很不专业（看到没，电邮如其人！），而且因为自己的私人信息被泄露而感到恐慌。

Email的第三原则是：搞清楚To谁、CC谁和BCC谁。

正确的做法是：

📧 【To】

明确的收件人，为了引起他们的注意并要求他们对你的邮件有所回复或者行动。

📧 【CC】

Carbon Copy，也叫「抄送」，指发送邮件副本给这些人，并不需要这些人的回复或者行动，但是所有人都看得到谁收到这些邮件了。公司内部的邮件多用CC。

📧 【BCC】

Blind Carbon Copy，也叫「秘送」。和「抄送」的区别是，如果你不想让大家互相知道谁被抄送了，就用BCC。尤其适用于外部联系人，比如公司发邮件给供应商、Mia发邮件给媒体人影评人等。

也许你会说：

有那么复杂吗？不就是写个邮件吗，也太复杂啦吧。我每天忙都忙死了，还想那么多？

真有大不同！

你试试发个邮件给同事，有没有CC老板会直接影响对方回复你邮件的速度和态度；

因为邮件很多，很多人对被CC的邮件都放到最后去看，或者压根就不看，尤其是日理万机的老板们；

📧 【Reply to all】

当很多人都被抄送在一份邮件时，你回复时要仔细思考到底需要「回复所有人 Reply to all」，还是只回复某个人。

原则是不要随心所欲地Reply to all，没有人喜欢看到自己的邮箱里有一堆和自己无关的邮件。

总结：

搞清楚邮件对象，才是写Email的正确打开方式。

4）标题没有重点

再说回Mia这封邮件，其标题是「Mia Dolan – Performance of One Woman Show」。看上去很好，很To the point啊。

但是，问题是，谁是Mia Dolan？她很有名吗？

你想想那些收到邮件的影评人或者媒体人，估计没人会知道一个叫Mia 的新人。这样的标题，人家点都不会点开，直接扔垃圾箱。

你回想一下，当你的邮箱里躺着50封邮件的时候，最先打开的除了你老板的电邮外，多数都是因为标题吧。（这一点怎么和推送的标题原理一样呢？）

这就引出下一个Email原则：标题为王。

正确的做法是：

📧 【简短，重点前置】

标题字数如果太长，根本看不全所有标题；更不要说，大家现在都用手机看邮件。所以标题不要起太长，而且重点放到前几个字上去，以防止标题后面被折叠（和推送标题又是一个原理）。

📧 【明确指示】

在标题最前面放上如下短语都可以帮助收件者尽快处理你的邮件：

「Input Required：XX 项目」

「Urgent - Action Required：XX 工作」

「Reply by xxx日期」或者「Due by xxx日期」

总结：

起个好标题，才能提高打开率和回复率！

5) 邮件吵架

告诉我，你有没有收到某人的邮件，气得就要原地爆炸了！于是，怒气冲冲地回邮件，结果...爆发邮件大战。问题没有解决，却两败俱伤！

Email的第五原则是：不要在你生气的时候回邮件！

同样一件事，当面说、电话说和邮件里说，会产生截然不同的效果。邮件因为缺少了声音和身体语言，有时会让你过于主观，导致判断失误。尤其英文邮件，毕竟是第二语言，当你觉得对方的邮件在挑衅或者指责你时，有时恰恰只是因为语言障碍而误解了。

正确的做法是：

📧 【冷静，冷静，再冷静】

无论如何，首先你一定一定要冷静！我知道很难...... 不如茶水间倒个水，去同事那里说点其他事，再回来重新读几遍邮件。

📧 【回复邮件稍后发】

冷静完毕，可以开始回邮件。但是，写完后不妨保存起来不发。等上个四五个小时，再回过来打开Draft，重新看一遍邮件。很多时候你会发现，同样的事用不同的词表达，会差很多。

总结：

生气时不要回邮件，冲动是魔鬼！

6) 邮件错误

告诉我，你有没有发出某封邮件后，捶胸顿足、后悔万分，想撤回也来不及了！毕竟，发出去的邮件，就是泼出去的水，收也收不回了啊。

Email的最后一条原则就是：检查、检查、再检查，保证邮件没有错误再发出去。

正确的做法是：

📧 【读出声来】

你看3遍，不如大声读一遍。读一遍，你马上就能检查出来哪里语法错误，哪里用词不当。尤其是重要的邮件，一定要读出声来自查。

📧 【检查拼写和语法】

这条适用于英文邮件。

我的邮箱永远都设置「发送前自动检查拼写」，我还会用Grammerly等在线自查工具检查语法错误。邮件准确率越高，你的Credibility就越高。

📧 【邮件稍后发】

这一条和你生气时回邮件一样。重要的邮件不如先Draft好，过几小时、甚至过一天再发送，你会发现，当你用全新的眼光审视这封邮件时，之前没发现的错误会跃然纸上，有时你会思路大开，重新组织语言让邮件更精简。

📧 【不用表情符号】

在公司邮件中使用Emoiji表情符号是一件极其不专业的事，你不需要Being cute，或者Trying to be likable，你需要的是Being professional。

📧 【不可以随意使用大写】

这一条适用于英语邮件。我也是过了好多年才知道，原来全部大写就代表你在向对方咆哮！

大家感受以下两者的区别：

REQUEST QUOTE FOR ROUTED LETTERS ABC COMPANY

Request quote for routed letters ABC company

是不是秒懂？

📧 【不可以随意使用感叹号】

和上面同样一个原理，让大家感觉你在咆哮～

大家再感受一下：

希望你尽快回复！！！！！！！！！

总结：

发送邮件前好好检查，保证正确率。发得快不如发得对！

总结

总结如下，小郑做了个知识卡片方便大家存储下来。保证你写邮件能力大增，到时升职加薪记得给小郑打赏🍗哦。也可以分享给你身边需要的小伙伴们哦。

小郑的话

在我漫长的职业生涯中，曾经写错过很多Email，因为I don't know what I don't know（像我这个年纪的白领们，几乎都没有受过专业的Email培训，大家都是边做边学）。我常常在想，如果刚上班时有人能教我这些，我将会走多少弯路啊。所以，我写了这篇分享给大家，希望能对大家有所启发。

以上是我个人的一些总结，我也在每天学习进步ing。加上文章篇幅有限，我只能先写那么多，欢迎大家留言补充。

我还想写写如何用英语写Email，大家想看的请举手！

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